Políticas Corporativas
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Política de Administración del Teletrabajo
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El Grupo PJP4 incluye dentro de sus esquemas de labor el tele-trabajo, también conocido como trabajo a distancia o
remoto, en casos de:
• Situaciones de emergencia declaradas como tal por la autoridad competente (de seguridad, de salubridad
pública, etc.) que ponga en peligro la salud y/o la integridad de sus trabajadores.
• Situaciones eventuales en las que, a criterio de las autoridades de la empresa, sea recomendable que
determinados trabajadores, por cierto tiempo o bajo algunas condiciones, presten sus servicios de esta
forma.
• Cargos y puestos cuya ejecución no amerite la presencia física continua y permanente en las instalaciones
de la empresa.
• Cualquier otra circunstancia que así lo amerite o imponga.
Horario de trabajo y políticas compensatorias
Los supervisores y administradores deberán cumplir con las regulaciones legales correspondientes sobre horarios, horas extras y períodos de guardia/disponibilidad.
De la misma manera, los trabajadores que presten servicios a distancia se comprometerán expresamente a dedicarse al cumplimiento de sus funciones, actividades y responsabilidades de acuerdo a lo pactado en su contrato individual de trabajo. En consecuencia, deben cumplir las tareas, objetivos y entregables estipulados por ambas partes o los que le correspondan según las obligaciones propias de su cargo.
En la planificación de teleconferencias o interacciones, la empresa procurará, cuando corresponda, que se respeten las diferencias horarias y los días feriados obligatorios establecidos en cada país de los distintos trabajadores involucrados. Por su parte, los trabajadores remotos que participan en estos eventos garantizarán la puntualidad de su plena participación activa en los mismos, y se asegurarán de que, ni durante las teleconferencias ni durante sus respectivas jornadas, sean interrumpidos ni perturbados por aquellos con quienes habiten o los estén acompañando.
Igualmente, los trabajadores asegurarán que, tanto el entorno como su aspecto personal, sean adecuados al desempeño de las funciones y acordes con la imagen de la empresa.
Privacidad y seguridad de la información
A fin de resguardar la información sensible de PJP4 (como bases de datos con información propia y de sus clientes tanto operativa como administrativa, cuentas bancarias, documentación corporativa, etc.) en caso de pérdida o robo del equipo electrónico de trabajo, uso de redes inalámbricas y otras condiciones inseguras, PJP4 establecerá, a través de su unidad de Tecnología de Información, los requisitos y protocolos técnicos y de seguridad para el manejo de los archivos digitales o en papel que estén bajo el cuidado, la custodia y/o el control de los tele trabajadores (equipos, conexiones de red, VPNs, accesos, herramientas, servicios “cloud”, etc.). PJP4 se reserva el derecho y la potestad de monitorear, e incluso inspeccionar electrónica o físicamente, los lugares externos de trabajo (en concordancia con lo acordado en F-RRH-6.2-053 CARTA DE CONFIDENCIALIDAD Rev.0). Esta revisión puede incluir, entre otros, intervención a distancia, verificación de uso de equipos y recursos, o cualquier otro tipo de inspección, con o sin conocimiento actual del trabajador.
Comunicaciones y relaciones interpersonales
PJP4 hará especial énfasis en informar y reforzar frecuentemente la vigencia de los valores y principios de su cultura organizacional contenidos, entre otros instrumentos, en su Código de Ética, especialmente las conductas descritas detalladamente en el principio empresarial de Trato digno, cordial y respetuoso con clientes y demás relacionados, así como entre compañeros de trabajo y con los accionistas.
Adicionalmente, PJP4 procurará por igual la distribución de la información empresarial, participación en programas de salud/seguridad en el trabajo, eventos de animación organizacional y la asignación de beneficios y oportunidades de desarrollo (capacitación, evaluación de desempeño y planes de carrera) a todos sus trabajadores, tanto internos o presenciales, como tele-trabajadores. Sin embargo, respecto a los tele-trabajadores, PJP4 especialmente desarrollará:
• Programas específicos, normas y pautas de trabajo, dirigidos a satisfacer las necesidades asociadas con el trabajo remoto.
• Herramientas y mecanismos para que las personas y equipos de trabajo remoto se comuniquen de manera fluida y directa, manteniendo la coordinación y cohesión (mensajería, intercambio de archivos, búsquedas de información, video conferencias como medio preferente de intercambio sobre los mensajes de voz -cara a cara para el lenguaje no verbal- y otras integraciones).
Salud y Seguridad
Con el fin de mantener sus excelentes índices de seguridad y salud ocupacional, en los casos que se detecten como necesarios, PJP4 implantará programas de dotación de equipos y mobiliario ergonómicos (propiedad de PJP4). Más aún, a criterio fundamentado del responsable competente de realizar la evaluación del lugar de trabajo externo, se puede elegir otro candidato al cargo que, en condiciones de cumplimiento requisitos similares, disponga de condiciones mínimas satisfactorias.
PJP4 aplicará los exámenes médicos necesarios para la evaluación periódica del personal sujeto a la modalidad de trabajo a distancia con la finalidad de efectuar una detección temprana de probables casos de afectación a la salud, derivados del incumplimiento de los criterios de ergonomía establecidos en la legislación local.
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Política de Recursos Humanos
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En el Grupo PJP4 brindamos la orientación precisa y oportuna, los instrumentos idóneos, las condiciones óptimas y el ambiente de trabajo adecuado para motivar constantemente a nuestro personal a contribuir eficientemente con la consecución de los objetivos y metas de la organización, alineadas con su propio desarrollo profesional y personal.
Nuestro compromiso es lograr el máximo desarrollo del talento de su gente, mediante un sistemático proceso de capacitación técnica y actualización tecnológica; una compensación salarial justa y equitativamente con base en su desempeño y los aportes al logro de objetivos y metas claros y compartidos; así como una retadora oportunidad de crecimiento y desarrollo de carrera profesional/gerencial con visión de largo plazo.
Fomentamos la consolidación de una sólida cultura organizacional orientada hacia la excelencia, el mérito y el trabajo en equipo con base en la continuidad y coherencia de gestión que da la preparación temprana de sus cuadros de relevo y sucesión gerencial.
En el Grupo PJP4 la ventaja competitiva clave es el recurso humano.
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En el Grupo PJP4 proveemos soluciones para la óptima gestión y ejecución de: ingeniería, construcción, operación y mantenimiento para instalaciones del sector energético, incluyendo servicios y reparación de pozos así como soluciones integrales para la explotación de activos de petróleo y gas.
Estamos comprometidos con la mejora continua y la eficacia de nuestra operación, cumpliendo con los requerimientos y estándares de nuestros clientes; todo ello soportado en nuestro Sistema de Gestión Integrado (SGI), que responde a las necesidades del negocio y nos garantiza la vigencia en el mercado global.
Enfocamos todo nuestro esfuerzo hacia el logro de proyectos exitosos, con lo cual logramos cumplir en tiempo y forma los requerimientos y expectativas de nuestros clientes, empleados y accionistas.
Objetivos de Calidad
1.- Lograr la satisfacción de nuestros clientes con la calidad de los servicios ejecutados, asegurando el cumplimiento con los requisitos contractuales y operativos; así como las disposiciones legales y normativas aplicables.
2.- Actualizar y optimizar permanentemente el Sistema de Gestión Integrado (SGI), a fin de que responda a las exigencias cambiantes del negocio.
3.- Contar con personal competente, motivado y comprometido con el cumplimiento de lo establecido en el Sistema de Gestión Integrado(SGI).
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Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente
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En el Grupo PJP4 proveemos soluciones para la óptima gestión y ejecución de: ingeniería, construcción, operación y mantenimiento para instalaciones del sector energético, incluyendo servicios y reparación de pozos así como soluciones integrales para la explotación de activos de petróleo y gas tenemos como política:
1.- Adoptar conductas y prácticas de trabajo seguras en la ejecución de nuestras actividades.
2.- Fomentar y mantener condiciones laborales que favorezcan la salud de todo nuestro personal.
3.- Garantizar la integridad de las instalaciones y equipos a nuestro cargo.
4.- Promover el desarrollo sustentable y la preservación del ambiente.
5.- Respaldar el mejoramiento continuo del SGI, de la seguridad, salud ocupacional y ambiente.
Todo ello con el firme compromiso de la alta dirección por lograr:
El establecimiento de un sistema de Gestión Integrado (SGI) focalizado en la prevención de riesgos laborales, que permita minimizar la ocurrencia de accidentes y enfermedades ocupacionales, así como de impactos negativos al ambiente y que cumpla con los requisitos legales y otras normativas aplicables.
La evaluación e implementación de las mejores practicas de trabajo en beneficio de la seguridad, salud y la preservación del ambiente.
La adopción de su política de seguridad, salud ocupacional y ambiente en su personal directo e indirecto, subcontratistas, proveedores y aliados / socios de negocio.
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Política de Confiabilidad Operacional
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En el Grupo de PJP4 provee en sus operaciones un nivel óptimo de confiabilidad operacional de los sistemas productivos propios y de sus clientes. Para ello debe:
• Establecer procesos de mejora continua, orientados a identificar y mitigar el riesgo asociado a sus actividades, desarrollando su capital humano y definiendo los procesos necesarios que permitan maximizar el desempeño y eficiencia de los sistemas productivos.
• Asegurar el conocimiento de los requerimientos de diseño inherente y del contexto operacional de todos los activos y diseñar estrategias para su correcta incorporación, operación, mantenimiento y desincorporación.
• Mantener un alto desempeño de los procesos de trabajo empleando personal con un elevado nivel de competencia.
Todas estas acciones deben ser desarrolladas a fin de maximizar el valor de los sistemas productivos del Grupo PJP4, sus clientes, las personas, el medio ambiente y las comunidades.
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Es política del Grupo PJP4 y sus empresas filiales manejar todos los negocios de manera íntegra, transparente y responsable. Un enfoque de cero tolerancias es tomado por el Grupo en cuanto a corrupción; entendido esto, en general, como el beneficio ilícito ofrecido/otorgado o solicitado a una persona con el fin de ganar ventaja comercial, contractual y/o personal.
PJP4 está comprometido a actuar profesional, justa e íntegramente en toda transacción, para lo cual refuerza su cultura ética interna, basada en la confianza, y así mantener intacta la buena imagen y el prestigio de la empresa.
La gente PJP4 rechaza y no solicita, ni para sí ni para terceros, pagos, obsequios, atenciones, beneficios o privilegios en ocasión de los servicios que ofrece o para acelerar gestiones, decisiones o asignaciones con funcionarios públicos o privados. En consecuencia, ningún personal debe dar u ofrecer beneficios económicos, otorgar obsequios u ofrecer atenciones con la intención de persuadir a alguien a que actúe de manera impropia o con la intención de influirle para obtener o retener ventaja de alguna índole, o para premiar a la disposición de negocios o ventaja de negocios, o en intercambio explícito o implícito de favores o beneficios.
| Cualquier oferta/solicitud de soborno a una persona constituirá un acto indebido y sujeto a las sanciones correspondientes, independientemente de si la oferta es aceptada, si la oferta se materializa (paga) y/o si se obtiene el resultado deseado. |
En particular:
• Está estrictamente prohibido el mantenimiento de vínculos, relaciones o intereses con personas u organizaciones que sean contrarias con el ordenamiento jurídico y los valores institucionales.
• El Grupo PJP4 no hará contribuciones de ningún tipo a partidos políticos o donaciones no caritativas.
El Grupo PJP4 resguarda y documenta suficientemente los libros y registros financieros y tiene establecido un control interno apropiado, ejercido a través del Comité de Auditoría, Ética y Cumplimiento; la Dirección de Cumplimiento Normativo y Legal, la Contraloría Interna y las Auditorías Financieras Externas, que vigilan y validan el recto y transparente desempeño de sus negocios y sus relaciones con terceros.
Los sistemas de control interno y procedimientos que integran el Sistema de Gestión Integrado SGI son auditados regularmente para proporcionar la seguridad de que estos son efectivos para contrarrestar el soborno y otras actuaciones no-éticas.
Todas las empresas del Grupo PJP4 deben asegurar que todos sus trabajadores han leído, entendido y cumplido con esta política en todo momento.
La prevención, detección y reporte de soborno o cualquiera otra forma de corrupción son responsabilidad de todo trabajador del Grupo PJP4.
Cualquier empleado que viole esta política se someterá al respectivo procedimiento disciplinario previsto en el Reglamento Interno y Matriz de Sanciones, pudiendo incluso resultar en el despido justificado por falta grave. La empresa se reserva el derecho de acudir a las vías legales correspondientes.
Los trabajadores deben reportar cualquier tipo de inquietud o sospecha de malas prácticas a la mayor brevedad posible, utilizando los mecanismos y canales disponibles en la organización.
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Los intentos de soborno deben ser rechazados con claridad y contundencia, evitando que las respuestas sean ambiguas y se cofundan. Se debe informar al solicitante que PJP4 tiene políticas estrictas y sanciona a quien incurra en conductas que violen estas políticas.
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Ningún trabajador sufrirá represalias o maltrato (amonestación, despido, acción disciplinaria, amenazas o cualquier otro trato desfavorable) como resultado de oponerse a participar en soborno o como resultado de reportar inquietudes auténticas, razonables y de buena fe sobre soborno o corrupción.
Esta política es aplicable a todos los empleados del Grupo PJP4 y sus subsidiarias y filiales, sin importar donde se ubican. Todos los empleados de PJP4 tienen la responsabilidad de cumplir y hacer cumplir esta política en el ejercicio de sus funciones en nombre de la empresa.
En consecuencia:
| No se debe: |
Para: |
| Ofrecer, prometer o proporcionar un “beneficios de valor” a ningún tercero o funcionario público (directa o indirectamente).
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• Intentar persuadir o recompensar a alguna persona para que realice de manera indebida una función o actividad que se espera que desempeñe de buena fe, de manera imparcial o desde una posición de confianza (por ejemplo, la adjudicación de un contrato o un pedido).
• Intentar obtener una actividad comercial (por ejemplo, un contrato) o ventaja en la realización de negocios (por ejemplo, una licencia, un permiso o una aprobación).
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| Solicitar, acordar recibir o aceptar un “beneficio de valor” (directa o indirectamente)
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• Realizar de manera indebida una función o actividad que se espera que desempeñe de buena fe, de manera imparcial, o desde una posición de confianza como recompensa por o en anticipación de algo.
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Política de Seguridad para la Conducción de Vehículos
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En el Grupo PJP4 el uso de vehículos automotores es básico para el logro de nuestras metas, por lo que se requiere de particular atención y disciplina durante el uso y manejo de este recurso. Por ello, todos los que laboramos en esta organización nos hacemos el firme compromiso de cumplir y hacer cumplir la presente Política de Conducción.
• Toda persona que conduzca un vehículo del Grupo PJP4 deberá hacerlo con respeto a las normas, leyes y reglamentos de transito, por aprecio de su propia integridad física, debiendo identificar adecuadamente los riesgos para si y la comunidad y entorno, minimizándolos hasta donde esté a su alcance.
• El cumplimiento de la normativa interna de los clientes y leyes gubernamentales deben ser nuestro estándar mínimo a satisfacer, promoviendo también reglas preventivas que superen los criterios de nuestros clientes, aun en las áreas donde no se apliquen.
• El cuidado del medio ambiente, la energía y los recursos también se dan con prácticas adecuadas de manejo, revisión periódica y mantenimiento óptimo de los vehículos, por lo que nos comprometemos a ello de manera responsable.
• La custodia y conservación de los vehículos, equipos relacionados con la transportación terrestre es vista como parte integral de nuestro desempeño individual y como organización.
• Aplicar los controles a través de la verificación de comportamiento de conductores y el monitoreo de desempeño, como componente preventivo. Se deben reportar e investigar los eventos vehiculares para evitar recurrencia.
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Política de Espacios libres de humo de tabaco
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Para el Grupo PJP4, la prevención es el fundamento sobre el cual se desarrollan los servicios de ingeniería, construcción, operación y mantenimiento para instalaciones del sector energético, incluyendo servicios y reparación de pozos así como soluciones integrales para la explotación de activos de petróleo y gas y es el primer paso para garantizar la seguridad, el bienestar y la salud de todos nuestros colaboradores, contratistas , proveedores y visitantes.
Fumar altera el estado de ánimo y el nivel de concentración y origina riesgos para la salud del fumador y de las personas que están a su alrededor, además de generar riesgo para el medio ambiente y las instalaciones por la posibilidad de que se produzcan incendios que perjudiquen la operación, la rentabilidad de la empresa y la seguridad del personal.
Por lo anterior, el Grupo PJP4 prohíbe fumar en:
• El interior de las instalaciones fijas como oficinas, bodegas, talleres, salas de conferencias.
• En medios de transporte sean aéreos, terrestres, fluviales o marítimos dispuestos o asignados por la empresa para el desarrollo de los proyectos o de las labores rutinarias o temporales de índole administrativo.
• En los frentes o líneas de trabajo.
• En las instalaciones temporales (campamentos y bases), construidos para el alojamiento del personal asignado para la ejecución de los proyectos.
• En reuniones institucionales, de índole laboral o comercial convocadas por la empresa o terceros interesados.
• En estacionamientos de áreas administrativas, áreas verdes, patios de materiales y espacios comunes de nuestras instalaciones.
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Política de Gestión de Activos Físicos
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El Grupo PJP4 provee una óptima gestión de los activos físicos, de sus clientes y propios. Para ello debe:
• Establecer procesos de mejora continua, orientada a identificar y mitigar el riesgo asociado a los activos fijos, a maximizar su desempeño y eficiencia, involucrando activamente al capital humano.
• Asegurar la gestión del contenido empresarial relativo a todos los activos físicos de la organización.
• Diseñar e implementar estrategias para la correcta incorporación, operación, mantenimiento y desincorporación de los activos físicos.
• Registrar todas las transacciones relacionadas con el ciclo de vida de los activos, en el software GAE.
Todas estas acciones deber ser desarrolladas a fin de maximizar el valor de los activos físicos del Grupo PJP4, para el beneficio propio, de sus clientes, las personas, el medio ambiente y las comunidades.
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Política sobre la tenencia o consumo de drogas, porte y uso de armas
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En el Grupo PJP4 en su firme propósito de garantizar un ambiente de trabajo sano y propicio para el desarrollo de las facultades físicas y mentales de sus trabajadores, así como para preservar la integridad de las instalaciones durante la prestación de sus servicios; establece los principios rectores que regirán esta política.
• Prohíbe a todos los empleados y contratistas, la tenencia y consumo de drogas no prescritas por un médico autorizado. También se prohíbe el consumo de bebidas alcohólicas u otras sustancias alucinógenas dentro de sus áreas de operación y la de sus clientes operadas bajo su responsabilidad.
• El cumplimiento de la normativa interna de los clientes y leyes gubernamentales deben ser nuestro estándar mínimo a satisfacer, promoviendo también reglas preventivas que superen los criterios de nuestros clientes, aun en las áreas donde no se apliquen.
• Se prohíbe igualmente el uso e ingreso de armas de fuego u otras armas insidiosas, así como materiales explosivos, dentro de las áreas de operación u otras instalaciones bajo la responsabilidad del Grupo PJP4.
• Se establece como medida preventiva realizar exámenes con el propósito de detectar la presencia de alguna sustancia no permitida legalmente; asimismo el Grupo se reserva el derecho de realizar inspecciones en sus instalaciones y vehículos a fin de evitar el ingreso de objetos o sustancias de uso ilícito.
• La violación de cualquiera de los lineamientos anteriormente descritos acarreara las acciones y medidas disciplinarias conforme a la Ley vigente en materia laboral.
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Política de prevención de Acoso Laboral
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En el Grupo PJP4, se propicia el mantenimiento de un ambiente laboral sano, seguro y adecuado que evite y corrija cualquier conducta o condición proclive a generar actos de acoso laboral. En este sentido, formula un plan de prevención y corrección de acoso laboral en las diferentes áreas de trabajo, con la participación de todos sus aliados estratégicos: accionistas, directivos, gerentes, trabajadores, clientes, proveedores y demás grupos de interés.
• Proporciona los recursos necesarios para el cabal funcionamiento de todas las instancias a cargo de la gestión de las novedades y reclamos que puedan surgir en torno al acoso laboral, estableciendo canales de comunicación entre la dirección y los trabajadores, para asegurar el cumplimiento de toda la normativa legal y laboral asociada vigente.
• Facilita y respalda todas las acciones dirigidas a la prevención del acoso laboral, informando y capacitando al personal sobre este tema. Igualmente, promueve un ambiente de trabajo donde se establecen relaciones interpersonales respetuosas y corteses en todos los niveles de la organización; evitando actitudes y conductas discriminatorias, amenazadoras, violentas, ofensivas, despectivas, difamatorias e intolerantes.
• Promueve un ambiente de trabajo productivo y estimulante para la mejora continua del desempeñó individual y grupal, de sana competencia y de desarrollo de carrera, donde privan la igualdad, el mérito y la diversidad, alineado a los principios empresariales explícitos contenidos en el Código de Ética.
Detectado un comportamiento de hostigamiento se aplicará oportunamente, y sin distingo de posición, la corrección y las medidas disciplinarias contempladas en la normativa correspondiente.
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Política de Compras y Subcontratación
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La Política de Compras y Subcontratación tiene como objetivo establecer una base sólida de proveedores y colaboradores con reglas de intercambio comercial transparentes y eficientes que faciliten a todas las empresas del Grupo PJP4 la adecuada y oportuna adquisición de bienes y servicios en las mejores condiciones posibles para proveer soluciones para la óptima gestión y ejecución de: ingeniería, construcción, operación y mantenimiento para instalaciones del sector energético, incluyendo servicios y reparación de pozos así como soluciones integrales para la explotación de activos de petróleo y gas.
En su relación con los proveedores, el Grupo PJP4 antepone objetiva y ponderadamente los criterios siguientes según el servicio/producto que se trate:
• Calidad y precio justo.
• Nivel de servicio.
• Plazos de entrega/respuesta.
• Responsabilidad y capacidad financiera.
• Garantías.
• Soporte técnico (pre y post-venta).
• Seguridad, salud ocupacional e impacto ambiental.
• Procedencia.
• Cobertura geográfica nacional e internacional.
Las unidades de Procura y Logística constituyen la puerta de entrada para todos los proveedores y canalizan las relaciones con todos los proyectos que el Grupo PJP4 ejecuta a través de sus diferentes operadoras, ejecutando un procedimiento basado en principios de integridad, objetividad, confidencialidad, honestidad y transparencia, alineado con lo establecido en el Código de Ética.
Igualmente, se definen mecanismos de control y evaluación continua del desempeño de los proveedores y contratistas que promueva la mejora continua de su oferta de bienes y servicios, la competencia hacia la excelencia, así como el cumplimiento de requisitos legales y otras normativas/acuerdos aplicables, constituyéndose así en nuestros aliados estratégicos para alcanzar los mejores resultados.
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Política de Confidencialidad de la Información
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Todo el personal del Grupo PJP4 deben mantener la confidencialidad de la información de la empresa, sus clientes y sus proveedores. Esta información debe usarse para negocios relacionados con la empresa, y solo tendrá excepción cuando la publicación u otro tipo de uso es autorizado de manera escrita o por mandato legal.
La información confidencial entregada a los empleados constituye un bien valioso, especial y único de la compañía. Esta información confidencial incluye, pero no ésta limitada a:
“Información Confidencial” es toda información de nuestros clientes, llámese: documentos, invenciones, ideas, conceptos, modelos, procedimientos, prototipos, diseños y/ planes, métodos de uso, diseños de proceso, condiciones de operación, diseño de equipos, información técnica. Know-how, secretos industriales, procesos económicos, reportes de mercado, estudios, planes, programas, dibujos, fotografías, videos, investigaciones, análisis, compilaciones, información de precios, términos y condiciones concernientes a equipo, ventas, licencias y servicios de ingeniería, todo lo relacionado a finanzas, planes de negocio y mercado, temas legales, listas de proveedores, listas de clientes, potenciales, clientes, prospectos de negocio, oportunidades de negocio, registros de negocio, asignaciones personales, contratos, bienes de la compañía y/o sus afiliados.
Esto incluye información publicada a los empleados en un esfuerzo de mantenerlos informados o en conexión con sus actividades de trabajo. La información confidencial también incluye la información recolectada, adquirida o desarrollada durante el termino de contratación de la empresa de los empleados, incluyendo la información que es originada por empleados actuando solos o junto con otro personal de la empresa.
Cualquier requerimiento externo de información de la empresa debe ser manejado por personas autorizadas.
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Política de Responsabilidad Social
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La Política de responsabilidad social corporativa pretende establecer un marco de conducta a partir del cual las operadoras del Grupo PJP4 puedan desarrollar y potenciar un comportamiento socialmente responsable tanto con nuestros clientes, trabajadores, proveedores, el medio ambiente y la sociedad en general, buscando aportar al desarrollo de los países donde operamos. Este es un desafío para todo nuestro quehacer como Grupo, y procuramos implementar en todos aquellos lugares en los que estamos presentes.
La política consta de:
Nueve principios generales de actuación relacionados con:
1.- Cumplimiento de los compromisos Internacionales relacionados con la Responsabilidad Social.
2.- Cumplimiento de las leyes y normas nacionales e internacionales vigentes en todos los países donde operamos, adoptando de forma complementaria normas y directrices internacionales.
3.- Promoción de la responsabilidad social.
4.- Mantenimiento del compromiso social desde los Directivos.
5.- Comunicación y diálogo con todos los grupos de interés.
6.- Compromiso con la transparencia, como una forma de transmitir y generar confianza y credibilidad a nuestros grupos de interés.
7.- Compromiso con los derechos humanos.
8.- Responsabilidad fiscal.
9.- Conservación y promoción del medio ambiente.
En el Grupo PJP4 mantenemos un amplio compromiso con la comunidad, potenciando la participación de sus trabajadores en voluntariados y estrechando alianzas con instituciones donde compartimos intereses.
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Política de prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo
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Es política del Grupo PJP4 implantar mecanismos preventivos y correctivos para salvaguardar a sus empresas de establecer vínculos, relaciones y transacciones con contrapartes y socios potenciales que ejecuten actividades ilícitas como blanqueo de capitales -o lavado de dinero-, tráfico de drogas o estupefacientes, contrabando de armas, corrupción, fraude, prostitución, extorsión, piratería y financiamiento al terrorismo, entre otros.
PJP4 y sus empresas filiales evitarán a toda costa:
Que activos obtenidos o generados por terceros mediante actividades delictivas les sean transferidas o encubiertas (ocultamiento de origen), a fin de darles apariencia física de origen lícito.
El uso de su capital y otros activos en actividades relacionadas con estas actividades criminales.
En específico, esta política pretende:
1. Prevenir el uso indebido de los recursos empresariales en actividades relacionadas con el lavado de dinero o el financiamiento del terrorismo.
2. Prevenir el riesgo de que la reputación de cualquiera de sus empresas se vea afectada por actividades relacionadas con el lavado de dinero o el financiamiento del terrorismo.
3. En caso de que, a pesar de todas las prevenciones, se descubriere que de las relaciones o transacciones con contrapartes y socios, éstos puedan estar relacionados con actividades asociadas al lavado de dinero o al financiamiento del terrorismo o que puedan facilitar tales actividades, tomar todas las medidas necesarias para terminar esas relaciones y garantizar la absoluta desvinculación de ellas y tales actividades indeseables.
4. Evitar que actividades operativas o administrativas de las empresas del Grupo PJP4 sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a fondos que sean producto de esas actividades ilícitas y/o sirvan para canalizar recursos lícitos o ilícitos destinados a actividades ilícitas o terroristas.
Todas las empresas del Grupo deberán realizar, con la debida prudencia, un permanente seguimiento de las contrapartes y socios, actuales y potenciales, con los cuales se relacionan en diferentes actividades, con el fin de evaluar y conocer razonablemente sus actividades, procedencia de fondos, gobernanza y/o cualquier otra información que a su criterio ayude a evidenciar que los recursos involucrados en dichas actividades tienen un origen lícito y que no están vinculados a actividades de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo. Ello significa recabar y registrar debidamente la documentación que pruebe fehacientemente su identidad, personería jurídica, actividad económica, domicilio y demás datos que en cada caso se estipulen. De allí que PJP4 se reserva el derecho de realizar las consultas necesarias en bases de datos nacionales e internacionales, para asegurar la idoneidad de los socios, proveedores o contrapartes con las que trabaja o se pretende trabajar.
PJP4 tomará las acciones correspondientes para alentar a sus socios y contrapartes a adoptar políticas, directrices y procedimientos congruentes con los principios establecidos en esta Política y promoverá acciones conjuntas para identificar y mitigar el riesgo de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo en la ejecución de sus actividades.
En aquellos casos en que alguna de las empresas sea perjudicada como resultado de una actuación u omisión de su personal que conlleve el incumplimiento de la presente Política, se le aplicará a quienes corresponda las sanciones pertinentes, de conformidad con el Reglamento Interno y la Matriz de Sanciones vigente, reservándose el derecho de acudir en su defensa a las vías legales correspondientes.
El Comité de Auditoría, Ética y Cumplimiento conjuntamente con la Dirección de Cumplimiento Normativo y Legal serán responsables de la aplicación de esta Política y la Contraloría Interna velará por su cumplimiento. Dichas instancias recomendarán las medidas necesarias para su observancia, establecerán los controles previos y posteriores necesarios y, conjuntamente con RRHH, capacitarán al personal en la materia.
PJP4 dispondrá de los medios para recibir y atender las denuncias, a fin de que se remitan y canalicen de forma confidencial sus denuncias referentes a los temas que dicta la presente Política. Toda denuncia, investigación, informes e información referente al tema denunciado, será examinada y analizada de forma objetiva por el Comité de Auditoría, Ética y Cumplimiento de PJP4, que establecerá su atención, medidas disciplinarias y acciones correspondientes.
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Política de Privacidad y Protección de los Datos Personales
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Es política del Grupo PJP4 y sus empresas filiales salvaguardar el derecho fundamental de la protección de su personal y grupos de interés (socios, colaboradores, clientes, proveedores, etc.) con respecto al tratamiento de su información; es decir, el derecho que tiene toda persona de conocer y decidir quién, cómo y de qué manera recaban, utilizan y comparten sus datos personales, así como el derecho de corregir cualquier dato inexacto o disponer y decidir cuáles de sus datos se proporcionan a un tercero.
En este sentido, se establece explícitamente que el tratamiento de los datos personales en PJP4 debe:
• Hacerse conforme a lo establecido en las leyes y normativas que rigen la materia. Se prohíbe la recopilación de los datos personales por medios fraudulentos, desleales o ilícitos (legalidad)
• Requerir que su titular exprese su consentimiento libre, previo, expreso, informado e inequívoco, mediante fórmulas de consentimiento directo respecto al manejo que de su información personal se ha de hacer (consentimiento).
• Especificar el objetivo o propósito de la información personal, con claridad, sin lugar a confusión y de manera objetiva (finalidad). Además, las personas que recaben esa información están obligados a custodiar esa información conforme estas Política.
• Ser adecuado, relevante y no excesivo a su propósito para la que estos sean recopilados (proporcional).
• Ajustarse con precisión a la realidad. Los datos directamente facilitados por el titular de los mismos se presumen exactos (calidad). En caso de falsedad intencional, se aplicarán las sanciones contempladas en el Reglamento Interno y Matriz de sanciones vigente.
• Aplicar las medidas de seguridad que resulten necesarios a fin de evitar cualquier adulteración, pérdida, desviaciones intencionales o no, ya sea por la acción humana o del medio tecnológico utilizado (protección).
• Establecer y dar a conocer los mecanismos para reclamar y hacer valer los derechos del titular, cuando éste considere que han sido vulnerables (recursos).
Deben adoptarse las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de esta política corporativa y el control periódico del cumplimiento de las normas y procedimientos derivados que se implementen para tal fin.
Esta Política es vinculante y se aplica a todos los trabajadores, gerentes, directivos y accionistas del Grupo PJP4, incluida la empresa matriz y todas sus subsidiarias. Esta política establece las directrices mínimas que deben observarse. Donde las leyes, reglamentaciones o normativas locales impongan un estándar más alto, se debe seguir ese estándar más alto.
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Política de Seguridad de la Información
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En PJP4 y sus empresas filiales la información administrativa y operativa interna, así como la información disponible de sus grupos de interés (socios, colaboradores, clientes, proveedores, etc.), tanto personal como institucional, debe ser siempre protegida contra cualquier amenaza a su confidencialidad; cualquiera que sea la forma de ser compartida, comunicada o almacenada. Se asegurará la disponibilidad e integridad de los datos, con el fin de garantizar la continuidad del funcionamiento de PJP4, minimizar los riesgos de daños empresariales, maximizar el rendimiento de la gestión y el retorno de las inversiones y oportunidades de negocio.
A estos fines, se deberá:
• Identificar, comprender y tratar los riesgos operacionales y estratégicos en seguridad de la información para que permanezcan en niveles aceptables para la organización.
• Proteger la confidencialidad de la información interna y la relacionada con los grupos de interés y con los planes estratégicos/Know-How PJP4 (uso sólo por las personas autorizadas).
• Resguardar y mantener la integridad de los registros administrativos, contables y operativos, minimizando las posibilidades de fraude y de uso abusivo (información completa, válida, veraz, exacta -no manipulada-).
• Garantizar la oportuna, adecuada y continua accesibilidad a la información, de forma que los usuarios autorizados puedan disponer de ella cuando la necesiten y garantizar su protección.
• Mantener bajo especificación de legalidad, calidad, disponibilidad y confiabilidad los servicios web de acceso público, sistemas, las redes internas y el almacenamiento.
Por tanto, se deben definir lineamientos y normas específicas de:
• Control de acceso.
• Uso de software no autorizado.
• Descarga de archivos (red externa/interna).
• Copias de seguridad/respaldos.
• Intercambio de información con entes internos y externos.
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• Uso de los servicios de red.
• Uso del correo electrónico
• Teletrabajo y uso de dispositivos móviles
• Uso de controles criptográficos.
• Uso de licencias de software.
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Todo el personal será informado y responsable de la seguridad de la información, según sea relevante para el desempeño de su trabajo.
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